Fungsi dan Bentuk Komunikasi dalam Organisasi

KOMPAS.com - Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu untuk memperoleh persepsi yang sama.

Komunikasi tentu menjadi faktor krusial atau sangat penting terhadap berjalannya suatu organisasi.

Komunikasi merupakan unsur wajib dalam aspek hubungan masyarakat agar tujuan yang diinginkan organisasi tercapai. Komunikasi dalam organisasi memiliki fungsi dan bentuk tertentu.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Senjaya mengklasifikasikan fungsi komunikasi dalam organisasi ke dalam tiga bagian, yaitu:

Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pengolah informasi. Seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan lebih tepat waktu.

Informasi yang diperoleh memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

Fungsi Regulatif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Banyak pemimpin lebih memilih melakukan persuasi atau mengajak dan mendorong bawahannya daripada memberi perintah. Sebab, pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan cenderung menunjukkan kepedulian yang lebih besar akan hasil yang baik dibanding ketika pemimpin mengedepankan kekuasaan.

Baca juga: Mengapa Bahasa Merupakan Alat Komunikasi yang Penting?

Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran komunikasi yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Bentuk saluran komunikasinya adalah:

• Saluran Komunikasi Formal: Penerbitan khusus dalam organisasi, seperti buletin, newsletter, dan laporan kemajuan organisasi.
• Saluran Komunikasi Informal: Perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, atau kegiatan darmawisata.

Bentuk Komunikasi dalam Organisasi

Senjaya menyebutkan empat bentuk komunikasi dalam organisasi, yaitu:

Komunikasi dari Atas ke Bawah atau Downward Communication

Komunikasi dari atas ke bawah berlangsung ketika orang yang berada pada level manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi komunikasi dari atas ke bawah adalah:

• Pemberian atau penyampaian instruksi kerja.
• Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.
• Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
• Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Metode yang digunakan dalam komunikasi dari atas ke bawah adalah metode tulisan, metode lisan, metode tulisan diikuti lisan, dan metode lisan diikuti tulisan.

Komunikasi dari Bawah ke Atas atau Upward Communication

Komunikasi dari bawah ke atas terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi komunikasi dari bawah ke atas adalah:

• Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
• Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
• Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
• Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi Sesama atau Horizontal Communication

Komunikasi sesama berlangsung di antara para karyawan maupun bagian yang memiliki kedudukan setara.

Fungsi komunikasi sesama adalah:

• Memperbaiki koordinasi tugas.
• Upaya pemecahan masalah.
• Saling berbagi informasi.
• Upaya penyelesaian konflik.
• Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.

Baca juga: Perbedaan Komunikasi Sinkron dan Asinkron dalam Komunikasi Daring

Komunikasi Lintas Saluran atau Interline Communication

Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Staf spesialis biasanya paling aktif dalam melakukan komunikasi lintas saluran karena tanggung jawabnya berhubungan dengan jabatan fungsional.

Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas saluran adalah:

• Setiap anggota organisasi yang ingin melakukan komunikasi lintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya secara langsung.
• Setiap anggota yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Referensi

• Kuswantoro, Agung. 2016. Hubungan Masyarakat (Humas): Teori dan Praktik. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika