Cara Mengurus Ijazah yang Hilang

KOMPAS.com – Sebagai bukti telah menyelesaikan pendidikan, ijazah termasuk dalam salah satu dokumen yang penting.

Sayangnya, terkadang orang kurang berhati-hati dalam menyimpan ijazah atau terkena musibah. Akibatnya, ijazah menjadi rusak, bahkan hilang.

Ijazah pun tidak dapat diganti dengan yang baru. Sekolah atau kampus hanya dapat mengeluarkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) sebagai dokumen pernyataan yang dihargai sama dengan ijazah.

Lalu, bagaimana cara mengurus ijazah yang hilang? Dapatkah dilakukan secara online?

Baca juga: Viral, Unggahan Ijazah Rusak dan Robek, Bisakah Diganti?

Mengurus Ijazah Sekolah yang Hilang

Mengurus ijazah yang hilang tidak bisa dilakukan secara online. Proses pengurusan perlu dilakukan secara tatap muka, mulai dari mengurus persyaratan hingga memasukkannya ke sekolah.

Dikutip dari indonesia.go.id, berikut langkah dan syarat yang diperlukan untuk mengurus ijazah sekolah yang rusak atau hilang.

Membuat laporan kehilangan ijazah ke Polsek setempat

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah membuat laporan kehilangan di Polsek. Untuk tahap ini, yang perlu dibawa adalah fotokopi ijazah dan KTP.

Mendatangi sekolah yang menerbitkan ijazah

Langkah kedua adalah mendatangi bagian tata usaha sekolah tempat ijazah diterbitkan dan membuat SKPI. Tahap ini dapat dilewati jika sekolah sudah tidak ada.

Syarat untuk membuat SKPI, yakni:

• materai 6.000 (2 buah),
• pas foto 3x4 (2 lembar),
• surat tanda penerimaan laporan kehilangan dari Polsek, dan
• fotokopi ijazah asli yang hilang.

SKPI dibuat dengan kop sekolah dan akan menjadi dokumen legal pengganti ijazah asli yang hilang atau rusak.

Dokumen ini akan ditandatangani kepala sekolah di atas materai 6.000 beserta cap basah, pas foto 3x4 ditempel di dokumen tersebut dengan cap tiga jari kiri di bagian atas foto seperti ijazah asli.

Baca juga: Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan? Simak Ulasannya

Mendatangi dinas pendidikan sesuai kota/kabupaten sekolah

Langkah ketiga, yaitu mendatangi dinas pendidikan sesuai kota/kabupaten sekolah. Tujuannya adalah untuk mengisi kolom tanda tangan pejabat dari dinas pendidikan pada SKPI.

Syarat-syarat yang harus disiapkan, yaitu:

• surat pernyataan tanggung jawab mutlak yang diberikan tanda tangan di atas materai 6.000 dan fotokopinya (2 lembar);
• surat pernyataan saksi dua orang teman seangkatan sekolah yang diberikan tanda tangan di atas materai 6.000 dan dibuktikan dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir sekolah dan fotokopi KTP (2 lembar);
• surat tanda penerimaan laporan kehilangan dari Polsek yang difotokopi (2 lembar)
• Fotokopi KTP (2 lembar)
• Fotokopi ijazah yang sudah dilegalisir (2 lembar)

Pada tahap ini, jika sekolah yang menerbitkan ijazah sudah tidak ada maka harus disiapkan syarat tambahan berupa materai 6.000 (2 buah) dan pas foto 3x4 (2 lembar).

Pihak dinas pendidikan akan membuatkan SKPI dengan kop dinas pendidikan bagi sekolah yang sudah tidak ada.

Simpan SKPI

Jika telah selesai, simpan SKPI dengan baik dan jangan lupa untuk fotokopi legalisirnya. SKPI pun telah sah dan dapat digunakan sebagai pengganti Ijazah asli yang hilang.

Baca juga: Ijazah Ditahan Perusahaan? Fresh Graduate, Pahami 7 Hal Ini

Mengurus Ijazah Kuliah yang Hilang

Secara umum, proses yang harus dilakukan untuk mengurus SKPI pada jenjang Diploma atau Sarjana sama dengan jenjang sekolah.

Syarat yang ditentukan berbeda tergantung dengan kebijakan sekolah/institusi/perguruan tinggi masing-masing.

Bagi yang ingin mengurus SKPI disarankan untuk memeriksa syarat-syarat tersebut pada situs resmi kampus atau langsung bertanya pada pihak kampus.

Akan tetapi, secara garis besar, langkah-langkah dalam mengurus SKPI di kampus memiliki kesamaan, yaitu:

• membuat surat permohonan yang ditujukan kepada rektor melalui bagian tata usaha kampus;
• membawa surat laporan kehilangan dari Polsek bagi yang ijazahnya hilang atau membawa ijazah yang rusak sebagai bukti;
• membawa pas foto berwarna dan materai 6.000;
• Permohonan pembuatan SKPI tidak dapat dilakukan secara online karena harus diajukan dan diambil sendiri oleh yang bersangkutan.