Rapat Virtual dan Cara Kerja Modern

Jadi, dengan semakin meningkatnya biaya perjalanan dan hal itu juga membuat maskapai penerbangan mengurangi layanan, perusahaan—besar dan kecil—mengkaji kembali rapat tatap muka (face-to-face meeting), juga perjalanan bisnis.

Tentu saja langkah ini harus ditopang oleh pendukung yang tidak lain adalah teknologi yang kini sudah mencapai titik di mana ia praktis (atau tidak sulit digunakan), harganya terjangkau, dan lebih produktif guna memindahkan bit-bit digital daripada badan.

Diperkirakan, arah baru ini lebih dari sekadar reaksi atas meningkatnya biaya perjalanan dan pelemahan ekonomi.

Pada masa lalu juga sudah ada ramalan bahwa teknologi bisa menggantikan perjalanan. Namun, dulu hal itu dinilai prematur. Kini, teknologi disebut telah bisa membuktikan janjinya. Adanya investasi besar pada jaringan telekomunikasi, perangkat lunak, dan peningkatan pengolahan komputer mendukung munculnya kemajuan yang ada.

Kini, pilihan yang ada sudah banyak, mulai dari sistem telepresence yang mahal seperti dibuat oleh Cisco dan HP hingga teknologi kolaborasi yang dikenal sebagai web conferencing, online document sharing, wikis, dan teleponi internet.

Tidak heran kalau kemajuan teknologi ini semakin luas dimanfaatkan oleh perusahaan besar dan kecil. Rapat via internet kini semakin banyak digunakan untuk pelatihan dan presentasi penjualan. Dengan penggunaan cara kerja baru ini, perusahaan ada yang bisa menghemat sampai 60 persen, dan waktu rata-rata untuk menuntaskan penjualan baru dipangkas sampai 30 persen.

Perkembangan ini memang menyisakan pertanyaan, apakah dengan tren baru ini lalu rapat tatap muka akan ketinggalan zaman? Atau apakah sudah tidak akan ada lagi karyawan yang bekerja dengan menyusuri jalan raya? Ternyata, yang ditekankan di sini adalah bahwa perkembangan situasi dan kemajuan teknologi digital hanya sebagai cara untuk membuat perjalanan kerja lebih selektif dan lebih produktif.

Perubahan nyata

Tren perubahan cara kerja yang ditopang oleh kemajuan teknologi ini memang kini dirasakan oleh karyawan di pelbagai perusahaan. Misalnya saja, Michael Littlejohn dari IBM. Dua tahun lalu ia menghabiskan waktu 13 sampai 15 hari dalam sebulan di jalan. Kini, ia hanya perlu 8 sampai 10 hari dalam sebulan untuk perjalanan dinas. Namun, tidak berarti waktu untuk melayani klien berkurang. Untuk memahami masalah klien, atau untuk menuntaskan penjualan, ia masih merasa harus bertatap muka.

Lebih efektifnya cara kerja baru ini juga dituturkan oleh Darryl Draper dari Bagian Pelatihan Pelanggan di Subaru of America. Dulu, dalam enam bulan ia hanya bisa menjangkau sekitar 220 orang dengan biaya 300 dollar AS per orang. Kini, setelah semua dilakukan melalui internet, selain ia tidak sering bepergian, ia justru bisa menjangkau 2.500 orang setiap enam bulan dan hanya dengan biaya 75 sen dollar AS per orang.

Tentu, setiap pemanfaatan teknologi ada biaya investasi. Tetapi, dibandingkan dengan biaya operasi yang tidak menentu mengikuti naik-turun harga minyak, investasi di bidang ini lebih bisa dipastikan.

Sekali lagi, videoconferencing maupun rapat online bukan substitusi sempurna bagi datang ke kantor dan rapat tatap muka, di mana orang bicara satu dengan yang lain. Dengan telepresence orang tidak belajar mengenai budaya lain. Nona Smart menegaskan, ”Anda mendapatkan banyak hal dengan berada di sana, saat sarapan atau santap malam, membangun hubungan (dengan) bertatap muka.”

Sekali lagi, cara kerja modern bukan untuk menggantikan seluruhnya rapat atau bertemu langsung. Ini hanya cara bijaksana mengeluarkan biaya pada masa apa-apa serba mahal.